„A projektmenedzsment jelentősége az egész világban nő, mert a globalizáció lehetőségeinek kihasználásával a vállalatok az alaptevékenységek kivételével minden tevékenységüket kiszervezik és ennek megfelelően a megoldandó komplex feladataikat csak projektmenedzsment alkalmazásával tudják megoldani.”
A projektmenedzsment a mai modern vállalati életben egy olyan alaptevékenység, ami elengedhetetlen a felmerülő ötletek megvalósításához.
A gazdasági élet bármely területéről is legyen szó, az erősödő versenynek köszönhetően mind nagyobb szükség van sikeres projektmenedzserekre. Nem az a fontos, hogy megfeszített ütemben dolgozzunk, hanem az, hogy hatékony munkát végezzünk. Ha legjobb tudásunk szerint menedzselünk egy projektet, nemcsak időt takaríthatunk meg, hanem nyereségesebbé is válhatunk
A projektek összetettsége és a benne részt vevők magas száma miatt igény van egy olyan folyamatra, amely keretet ad a projektervezési és irányítási feladatoknak, ez maga a projektmenedzsment. A projekttervezési folyamat hozzásegíti a vállalatokat ahhoz, hogy tüzetesen átgondolják a felmerült problémákat és azok megoldási lehetőségeit. A kidolgozás során végig kell gondolni, hogy mik a célok, milyen eszközök és erőforrások állnak rendelkezésre a végrehajtásához. A problémák részletes és logikus elemzése segít átláthatóvá és így megoldhatóvá tenni azokat.
Elmondható, hogy szükség van a projekttervezésre és projektmenedzsmentre, mint egy eszközre is, ami azt biztosítja, hogy a résztvevők át tudják látni a projekt egészét, illetve a nekik szánt szerepet is a projekt különböző fázisainak nyomonkövetése közben.
„A projekt egy olyan egyedi folyamatrendszer, amely kezdeti és befejezési időpontokkal megjelölt, specifikus követelményeknek – határidő, költség, erőforrás – megfelelő célkitűzés elérése érdekében vállalt, koordinált és kontrollált tevékenység csoportja.”
Magát a projekt fogalmat is több szempontból lehet értelmezni:
Tehát a projekt egy egyszeri, egyedi és komplex feladatokból álló tevékenységsorozat, aminek a célja, az idő-, és költségkerete előre meghatározott. Ebből következik, hogy a projektnek egyértelműen meghatározott a kezdési és a befejezési időpontja, emellett adott, mérhető eredménye van.
Ahhoz, hogy a konkrétan kitűzött célokat a megfelelő minőségben rendelkezésre álló erőforrásokkal adott időkereten belül el tudjuk végezni, igen akkurátus tervezésre van szükség.
A projekt sikerének titka a három tényezőben, illetve azok egyensúlyában, összehangoltságában van. Ezt szemlélteti a következő ábra is:
Összefoglalva, a projekteknek 10 alapvető ismérve van:
1. Egyszeri alkalom (nem a mindennapi működtetéshez kapcsolódik).
2. Újszerű, egyedi tevékenység, ami az eddigiektől eltérő.
3. Idő- és költségkorláta van.
4. Általában erőforrás igényes.
5. A célok rögzítettek.
6. Van kockázata.
7. Egymást követő fázisokból, tevékenységekből épül fel.
8. Sokirányú szakismeretet igényel, mivel egy összetett feladat.
9. Önálló szervezti hátteret igényel.
10. Rugalmas végrhajtást igényel, mivel a feltételek menet közben változhatnak.
A projektet szereplői lehetnek :
– személyek, vagy
– csoportok is.
Ezek a szerepkörök minden projekt esetén azonosak. A betöltött szerepek között a függőségi (alá-, fölé-, vagy mellérendeltség) kapcsolatokat rögzíteni kell.
A projekt érdekeltje az, – legyen az személy vagy akár csoport – akinek van érdekeltsége a projektben, azaz a projekt rájuk van hatással.
Igen széles körből kerülhet ki az érdekelt, lehet akár:
– belsős (projektmenedzser),
– részben belsős (funkcionális egységek), illetve
– külsős (vevő, alvállalkozó).
A projekt szponzor felel a projekt kivitelezéséért, ő maga képviseli a projektet az érintettek körében.
Fő feladata, hogy irányítsa és segítse a projektmenedzser és a projektcsapat munkáját. Fontos, hogy a szponzor a projekt minden szakaszában jelen legyen.
A projektmenedzser felel a projekt hatékony működéséért.
Elsődleges feladata a projektmegvalósítás folyamatának vezetése, irányítása és szervezése.
További feladatai közé tartozik a projektcsapat összeállítása, a szerepek kijelölése, a célok meghatározása a lehetőségek behatárolása mellett. A projektcsapat motiválása szintén egy kardinális feladat. Egy sikeres projek véghezviteléhez lényeges, hogy a tagok érezzék, hogy elismerik a tevékenységüket. gellenőrzés is felada lehet, de nagyobb projektek esetén erre külön minőségellenőrzési csapatot hoznak létre.
Meg kell határozni kulcs-ellenőrzési pontokat is, amik alapján jelentéseket lehet készíteni a munka menetéről.
Fontos a jó kommunikációs készség ebben a szerepkörben, hiszen a menedzser tartja a kapcsolatot a projekt szponzorral és az ügyféllel is.
A minőségellenőrzés is felada lehet, de nagyobb projektek esetén erre külön minőségellenőrzési csapatot hoznak létre.
A projektcsapat összeállítása a tervezett projekt jellegétől függ.
A tapasztalatok alapján az a jó munkacsapat, amelyikben többféle munkastílusú tag van. A csapat tagjai lehetnek belsős, illetve külsős emberek is, de fontos, hogy képesek legyenek együtt dolgozni és kommunikálni egymással.
A projekt nem követeli meg, hogy egyszerre együtt dolgozzanak,ez mindig a feladatok jellegétől és időtartamától függ, illetve az is hogy melyik tag mikor vesz részt a projekt munkában. A projektcsapat hatáskörét tekintve, a kiadott feladatokat önállóan hajtják végre, illetve javaslatot is tehetnek a tervek módosítására, helytálló indoklással alátámasztva.
A szereplők között érdemes megemlíteni a „láthatatlan csapatot” is, ami magába foglal minden olyan tényezőt, amely a projekt terveinek alakulására valamilyen módon hatással van.
A projekt sikerességének egyik legfontosabb eszköze a megfelelő előkészítés.
A helyzetelemzés elkészítése után lényeges, hogy maga a tervezés és a végrehajtás is egy előre meghatározott folyamat alapján történjen.
Ennek a támogatására sokféle módszer terjedt el, melyekből a legfontosabbakat, illetve a legelterjedtebbeket szeretnénk röviden bemutatni:
A projekt végrehajtásának folyamatát másnéven projekt ciklusnak is nevezik. Három szakaszra lehet bontani:
1.) Előkészítés: A lehetőségek és a korlátok itt kerülnek meghatározására, elemzésére. Majd ezek alapján projekttervek készülnek. Itt érdemes előkészítő tanulmányokat és megvalósíthatósági, fenntarthatósági értékeléseket is készíteni.
2.) Lebonyolítás: Maga a végrehajtási szakasz, ahol a projektet elkezdik és véghez is viszik. Nagy szerepe van ebben a szakaszban a monitoringnak. .A lebonyolítás folyamán a projektvezetőnek értékelnie kell (egyszer, de akár többször is), hogy a tervezetthez képest milyen ütemben sikerül végrehajtani a projektet.
Ez alapján megállapítható, hogy a projekt a megfelelő úton halad-e a kitűzött célok felé, illetve az is, hogy szükség van-e valamilyen módosításra az előre eltervezettekhez képest.
3.) Ellenőrzés: A projekt lezárását követően a projektvezetőnek értékelnie kell a projekt eredményeit, eredményességét, valamint le kell vonni a tanulságokat is a jövőre nézve.
Ezt a módszertant az üzleti élet legtöbb területén alkalmazzák, így a projekttervezés esetén is hasznos információkat nyerhetünk ki az erősségek, gyengeségek, lehetőségek és veszélyek elemzéséből. (S – strengths, W – weaknesses, O – opportunities, T – Threats).
Az analízis kitér a vizsgálat tárgyát képező projekt belső tényezőinek és külső adottságainak a pozitív illetve negatív részeire is.
Belső tényezők:
-A gyengeség az, ami jelenleg nem működik megfelelően, de bizonyos befolyásolással jobbá tehető.
-Az erősség az, ami jól működik, de valamilyen ráhatással még jobbá tehető.
Külső tényezők:
-A lehetőség egy olyan adottság, amit nem lehet befolyásolni, viszont kedvező, és azt kihasználva erősítheti a projektet.
-A veszély egy olyan gátló tényező, amit nem lehet befolyásolni és ezáltal növeli a kockázatot, tehát csökkenti a siker lehetőségét.
Az egész analízis célja, hogy feltárja azokat a tényezőket, amelyek elősegíthetik, illetve gátolhatják a projekt megvalósítását
Mint a legtöbb módszertan, így a SWOT-analízis is eredményesebb abban az esetben, ha nem egy ember készíti el, hanem egy egész csapat dolgozik az összeállításán.
Ezalatt érdemes interjúkat, felméréseket készíteni, illetve statisztikákat megvizsgálni. Ez is elősegíti a probléma pontos meghatározását.
A probléma megfogalmazásával egyúttal meghatározzuk a projekt tárgyát is.
A megfelelően meghatározott problémának 3 fő jellemzője van:
– Világos: Érthető a megfogalmazása.
– Tömör: tömören írja le a megváltozott helyzetet.
– Teljes: Tartalmazza az érintettek körét, a probléma nagyságát és rámutat a résztvevők igényeire is.
Miután elkészült a probléma meghatározása, elemezni kell azt, hogy feltárják a megfelelő eljárást a probláma kiküszöbölésére. Ennek a segítségére szolgál a problémafa, amely rendszerezi és kisebb egységekre bontja a problémákat, és általában 3-5 szintből áll.
A fő kérdés minden esetben, a „Miért?”. Ez a fajta elemzés meghatározza, hogy mely feladatokat tudják megoldani lokálisan, és melyekhez kell külső forrásokat igénybe venni (pl: alvállalkozó, pályázat).
A problémafa elkészítése után a problémákra megoldásul szolgáló célokat kell összegyűjteni és beírni a problémák helyére. Ez alapján épül fel a célfa, amit el lehet készíteni az egész problémafára, vagy csak egy részére is. A célfán szereplő célok között feltétel és eredményösszefüggés van.
A cél az, amit a projekt véghezvitelével el szeretnénk érni. Egy pojektnek lehet több célja is, melyeket külön kell választani és kezelni egymástól, illetve pozitívan kell megfogalmazni.
A projekt egyik kulcspontja, hogy a célok megfelelően legyenek meghatározva. Ezzel tudjuk bemutatni, hogy ténylegesen miért is van szükség az adott projektre, illetve hogy milyen problémákat fogunk vele megoldani.
A projekt céljai 3 fő részre osztatók:
–Általános célok: A projekt hozzájárulhat hosszabb távú hatások eléréséhez, de nem valósítja meg önmagában ezt az általános célt.
–Konkrét célok: A projekt szükségességét határozza meg a közvetlen hatásokkal kiegészítve.
–Várt eredmény: A projekt konkrét eredményei.
Fontos, hogy a projekttervvel szembeni elvárásokat, követelményeket már a projektterv készítésekor betartsuk. Az elvárások beépítésének célja a projektmegvalósítási folyamat, vagy egy ahhoz kapcsolódó altevékenység összefüggéseinek feltárása és tervezése. További lényeges követelmény, hogy a megvalósítás során keletkezett eltérések kezelésére is alkalmas legyen a tervezet.
Általános követelmények a projettervvel szemben:
–Áttekinthetőség: a projekt minden tagja számára egyértelmű legyen a projektterv.
–Pontosság: nagyon fontos a pontos tervezés, hiszen ez alapján lehet kikalkulálni a költség-, idő-, és erőforrás igényt.
–Rugalmasság: a projekt folyamán felmerülő változtatások egyszerűen átvezethetőek legyenek a tervben.
–Egyetemlegesség: minden tevékenységet tartalmazzon a terv az összes kapcsolódási ponttal együtt.
A célmeghatározással elvégeztük a projekttervezés alapját. A következő lépés is jelentős a projekt szempontjából, ugyanis meg kell határozni a tevékenységeket, és a módszereket amelyekkel el szeretnénk érni a kitűzött célt/célokat.
A projekt nyomonkövetéséhez nélkülözhetetlen mérföldköveket és döntési pontokat is rögzíteni kell a tervezés során. Ezek a folyamatos riportoláshoz is segítséget nyújtanak.
Szükség van még egy kommunikációs terv elkészítésére is, itt kell meghatározni például azt is, hogy mikor lesznek státusz meetingek, ahol a projekt vezető beszámol a projekt szponzornak és az érdekelteknek az aktuális állapotról.
Székhely: 8095 Pákozd, Széchenyi utca 32.
Cégjegyzékszám: 07-09-033108.
Adószám: 27721719-2-07.
Felnőttképzési nyilvántartási szám: B/2022/000202.
Munkaerő-közvetítési engedély szám: FE/12/3057-3/2022.
